Memanfaatkan AI Generatif untuk Menyusun Spesifikasi Teknis pada Pengadaan Barang/Jasa Sederhana

November 28, 2025

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada dasarnya memegang banyak sekali urusan: mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga pengendalian kontrak. Wajar jika kemudian PPK tidak mungkin punya cukup waktu dan energi untuk menyusun spesifikasi teknis (spektek) satu per satu untuk setiap paket yang diampu. Apalagi jika jumlah paketnya banyak, jenisnya beragam, dan masing-masing membutuhkan analisis teknis yang berbeda-beda. Karena itu, regulasi memberi ruang bagi PPK untuk menetapkan tim teknis. Kehadiran tim ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi benar-benar membantu PPK menjalankan fungsi teknisnya, termasuk di dalamnya penyusunan spektek, Kerangka Acuan Kerja (KAK), maupun dokumen pendukung lainnya. Dengan adanya tim teknis, penyusunan spektek/KAK bisa dilakukan lebih teliti, lebih cepat, dan lebih sesuai kebutuhan.

Namun, meskipun sudah dibantu oleh tim teknis, bukan berarti semua masalah langsung selesai. Tim teknis pun kerap menghadapi kendala dalam menyusun spektek/KAK. Mulai dari keterbatasan referensi, kurangnya pengalaman di jenis barang/jasa tertentu, hingga kesulitan merumuskan spek yang objektif. Belum lagi ketika waktu penyusunan sangat singkat, sementara kebutuhan pengguna harus benar-benar diterjemahkan secara teknis dan terukur. Meskipun seharusnya ini tidak terjadi, karena spektek/KAK semestinya telah ditetapkan pada tahap perencanaan pengadaan.

Dalam situasi demikian, tim teknis tentu butuh alat bantu yang bisa mempercepat proses tanpa mengurangi kualitas. Di sinilah AI Generatif mulai terasa manfaatnya. Bukan untuk menggantikan peran manusia, tetapi menjadi asisten teknis yang membantu mengurai kerumitan awal: mulai dari membuat draft spektek/KAK hingga memberi gambaran alternatif spesifikasi yang objektif dan sesuai kebutuhan. Dengan bantuan AI, tim teknis dapat bekerja lebih efisien, lebih konsisten, dan punya waktu lebih banyak untuk memastikan bahwa setiap spektek/KAK benar-benar menjawab kebutuhan, alih-alih sekadar menggugurkan kewajiban administrasi. Dalam unggahan kali ini, saya akan membatasi pembahasan hanya pada penyusunan spektek untuk pengadaan sederhana untuk Barang dan Jasa Lainnya. Barangkali, kali lain akan saya tambahkan untuk penyusunan KAK untuk Jasa Konsultansi.

Apa Itu AI Generatif?

Melansir dari cloud.google.com, AI generatif atau kecerdasan buatan generatif mengacu pada penggunaan AI untuk membuat konten baru, seperti teks, gambar, musik, audio, dan video. AI generatif didukung oleh model dasar (model AI besar) yang dapat melakukan beberapa tugas sekaligus dan melakukan tugas siap pakai, termasuk perangkuman, tanya jawab, klasifikasi, dan sebagainya. Selain itu, dengan sedikit pelatihan, model dasar dapat diadaptasikan untuk kasus penggunaan tertarget dengan data contoh yang sangat sedikit. Gemini, ChatGPT by OpenAI, dan Microsoft Copilot adalah contoh AI Generatif yang dapat kita manfaatkan. Kita berinteraksi dengan mereka melalui prompt, yaitu instruksi atau perintah yang kita berikan untuk menghasilkan keluaran tertentu.

Komponen Minimal dalam Penyusunan Spesifikasi Teknis

Gambar dari Modul 3 Pelatihan Kompetensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 1

Pada modul perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, kita sudah mempelajari ada komponen minimal yang harus terdapat pada spesifikasi teknis yaitu spesifikasi mutu/kualitas, spesifikasi jumlah, spesifikasi waktu, dan spesifikasi layanan.

a. Spesifikasi mutu/kualitas dapat diterjemahkan ke dalam merk, standarisasi (standar berdasarkan peraturan terkait, SNI, dll), sampel, komposisi, spesifikasi teknis (dimensi, kekuatan, bahan), spesifikasi fungsi dan kinerja.

b. Spesifikasi jumlah dengan mempertimbangkan penggunan barang/jasa di waktu yang lalu dan perkiraan kebutuhan di waktu yang akan datang. Dalam menentukan spesifikasi jumlah juga perlu diperhatikan satuan/unit dari barang/jasa yang dibutuhkan, misalnya unit, paket, rim, orang, dll.

c. Spesifikasi waktu diantaranya jadwal pelaksanaan pekerjaan/jadwal kedatangan barang, lokasi kedatangan. Dengan menentukan spesifikasi waktu dapat berpengaruh terhadap ketersediaan atau harga barang/jasa tersebut.

d. Spesifikasi layanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam pengadaan barang/jasa yang akan berdampak terhadap biaya atau penawaran dari penyedia. Contoh dari spesifikasi layanan yaitu garansi, pelatihan, layanan purna jual, ketersediaan layanan teknisi 24 jam.

Contoh Prompt AI untuk Penyusunan Spesifikasi Teknis

Salah satu keunggulan AI Generatif adalah kemampuannya menghasilkan draft spektek yang cukup lengkap hanya dari sebuah instruksi singkat. Namun, kualitas hasil yang diberikan sangat bergantung pada kualitas prompt yang kita berikan. Semakin jelas kebutuhan, batasan, dan konteks yang kita sampaikan, semakin tepat pula output yang dihasilkan.

Berikut contoh prompt yang dapat digunakan untuk pengadaan sederhana barang dan jasa lainnya. Namun perlu diingat bahwa tidak semua kebutuhan pengadaan sama dan prompt yang tidak tepat bisa membuat output AI tidak relevan atau terlalu generik.

Prompt Spektek Laptop

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan laptop kantor untuk kebutuhan administrasi, spreadsheet, rapat online, dan editing dokumen. Sertakan parameter teknis minimal, standar acuan, konektivitas, keamanan, garansi, dan layanan purna jual. Sertakan komponen minimal spektek yaitu: spesifikasi mutu/kualitas (prosesor, RAM, storage, layar, konektivitas, standar acuan), spesifikasi jumlah (misalnya kebutuhan 12 unit dengan satuan unit), spesifikasi waktu (jadwal pengiriman maksimal 30 hari setelah kontrak dan lokasi pengiriman), spesifikasi layanan (garansi, purna jual, dukungan teknis). Spektek harus objektif dan terukur.”