Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) pada dasarnya memegang banyak sekali urusan: mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga pengendalian kontrak. Wajar jika kemudian PPK tidak mungkin punya cukup waktu dan energi untuk menyusun spesifikasi teknis (spektek) satu per satu untuk setiap paket yang diampu. Apalagi jika jumlah paketnya banyak, jenisnya beragam, dan masing-masing membutuhkan analisis teknis yang berbeda-beda. Karena itu, regulasi memberi ruang bagi PPK untuk menetapkan tim teknis. Kehadiran tim ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi benar-benar membantu PPK menjalankan fungsi teknisnya, termasuk di dalamnya penyusunan spektek, Kerangka Acuan Kerja (KAK), maupun dokumen pendukung lainnya. Dengan adanya tim teknis, penyusunan spektek/KAK bisa dilakukan lebih teliti, lebih cepat, dan lebih sesuai kebutuhan.

Namun, meskipun sudah dibantu oleh tim teknis, bukan berarti semua masalah langsung selesai. Tim teknis pun kerap menghadapi kendala dalam menyusun spektek/KAK. Mulai dari keterbatasan referensi, kurangnya pengalaman di jenis barang/jasa tertentu, hingga kesulitan merumuskan spek yang objektif. Belum lagi ketika waktu penyusunan sangat singkat, sementara kebutuhan pengguna harus benar-benar diterjemahkan secara teknis dan terukur. Meskipun seharusnya ini tidak terjadi, karena spektek/KAK semestinya telah ditetapkan pada tahap perencanaan pengadaan.

Dalam situasi demikian, tim teknis tentu butuh alat bantu yang bisa mempercepat proses tanpa mengurangi kualitas. Di sinilah AI Generatif mulai terasa manfaatnya. Bukan untuk menggantikan peran manusia, tetapi menjadi asisten teknis yang membantu mengurai kerumitan awal: mulai dari membuat draft spektek/KAK hingga memberi gambaran alternatif spesifikasi yang objektif dan sesuai kebutuhan. Dengan bantuan AI, tim teknis dapat bekerja lebih efisien, lebih konsisten, dan punya waktu lebih banyak untuk memastikan bahwa setiap spektek/KAK benar-benar menjawab kebutuhan, alih-alih sekadar menggugurkan kewajiban administrasi. Dalam unggahan kali ini, saya akan membatasi pembahasan hanya pada penyusunan spektek untuk pengadaan sederhana untuk Barang dan Jasa Lainnya. Barangkali, kali lain akan saya tambahkan untuk penyusunan KAK untuk Jasa Konsultansi.

Apa Itu AI Generatif?

Melansir dari cloud.google.com, AI generatif atau kecerdasan buatan generatif mengacu pada penggunaan AI untuk membuat konten baru, seperti teks, gambar, musik, audio, dan video. AI generatif didukung oleh model dasar (model AI besar) yang dapat melakukan beberapa tugas sekaligus dan melakukan tugas siap pakai, termasuk perangkuman, tanya jawab, klasifikasi, dan sebagainya. Selain itu, dengan sedikit pelatihan, model dasar dapat diadaptasikan untuk kasus penggunaan tertarget dengan data contoh yang sangat sedikit. Gemini, ChatGPT by OpenAI, dan Microsoft Copilot adalah contoh AI Generatif yang dapat kita manfaatkan. Kita berinteraksi dengan mereka melalui prompt, yaitu instruksi atau perintah yang kita berikan untuk menghasilkan keluaran tertentu.

Komponen Minimal dalam Penyusunan Spesifikasi Teknis

Pada modul perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, kita sudah mempelajari ada komponen minimal yang harus terdapat pada spesifikasi teknis yaitu spesifikasi mutu/kualitas, spesifikasi jumlah, spesifikasi waktu, dan spesifikasi layanan.

a. Spesifikasi mutu/kualitas dapat diterjemahkan ke dalam merk, standarisasi (standar berdasarkan peraturan terkait, SNI, dll),  sampel, komposisi, spesifikasi teknis (dimensi, kekuatan, bahan), spesifikasi fungsi dan kinerja.

b. Spesifikasi jumlah dengan mempertimbangkan penggunan barang/jasa di waktu yang lalu dan perkiraan kebutuhan di waktu yang akan datang. Dalam menentukan spesifikasi jumlah juga perlu diperhatikan satuan/unit dari barang/jasa yang dibutuhkan, misalnya unit, paket, rim, orang, dll.

c. Spesifikasi waktu diantaranya jadwal pelaksanaan pekerjaan/jadwal kedatangan barang, lokasi kedatangan. Dengan menentukan spesifikasi waktu dapat berpengaruh terhadap ketersediaan atau harga barang/jasa tersebut.

d. Spesifikasi layanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam pengadaan barang/jasa yang akan berdampak terhadap biaya atau penawaran dari penyedia. Contoh dari spesifikasi layanan yaitu garansi, pelatihan, layanan purna jual, ketersediaan layanan teknisi 24 jam.

Contoh Prompt AI untuk Penyusunan Spesifikasi Teknis

Salah satu keunggulan AI Generatif adalah kemampuannya menghasilkan draft spektek yang cukup lengkap hanya dari sebuah instruksi singkat. Namun, kualitas hasil yang diberikan sangat bergantung pada kualitas prompt yang kita berikan. Semakin jelas kebutuhan, batasan, dan konteks yang kita sampaikan, semakin tepat pula output yang dihasilkan.

Berikut contoh prompt yang dapat digunakan untuk pengadaan sederhana barang dan jasa lainnya. Namun perlu diingat bahwa tidak semua kebutuhan pengadaan sama dan prompt yang tidak tepat bisa membuat output AI tidak relevan atau terlalu generik.

Prompt Spektek Laptop

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan laptop kantor untuk kebutuhan administrasi, spreadsheet, rapat online, dan editing dokumen. Sertakan parameter teknis minimal, standar acuan, konektivitas, keamanan, garansi, dan layanan purna jual. Sertakan komponen minimal spektek yaitu: spesifikasi mutu/kualitas (prosesor, RAM, storage, layar, konektivitas, standar acuan), spesifikasi jumlah (misalnya kebutuhan 12 unit dengan satuan unit), spesifikasi waktu (jadwal pengiriman maksimal 30 hari setelah kontrak dan lokasi pengiriman), spesifikasi layanan (garansi, purna jual, dukungan teknis). Spektek harus objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Spektek Printer (Inkjet / Tank)

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan printer inkjet warna sistem tinta isi ulang. Masukkan empat komponen minimal spektek: mutu/kualitas (resolusi, kecepatan cetak, kapasitas tray, kemampuan scan, konsumsi daya, standar acuan), Jumlah: (kebutuhan 3 unit), Waktu: (jadwal pengiriman 20 hari kalender sejak SPK, penyerahan di kantor instansi.) Layanan: garansi minimal 1 tahun, layanan purna jual, ketersediaan suku cadang. Spektek harus objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan AC split 1 PK untuk ruangan kantor. Sertakan komponen minimal spektek: Mutu/kualitas: kapasitas BTU/h, efisiensi energi, jenis refrigeran, tingkat kebisingan, material pipa, standar instalasi. Jumlah: (kebutuhan 5 unit). Waktu: pemasangan dan uji coba dilakukan maksimal (14 hari kerja) setelah pengiriman. Layanan: garansi kompresor & sparepart, layanan teknisi, dan jadwal perawatan dasar. Pastikan spektek objektif dan terukur.”

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Spektek Kursi Kerja Ergonomis

“Buatkan spesifikasi teknis kursi kerja ergonomis untuk penggunaan 8 jam/hari. Sertakan empat komponen minimal spektek: Mutu/kualitas: material rangka, material dudukan, pengaturan sandaran, kapasitas beban, standar keselamatan. Jumlah: (kebutuhan 5 unit). Waktu: pengiriman paling lambat (14 hari kerja) setelah SPK. Layanan: garansi struktur rangka, layanan purna jual. Pastikan spektek objektif dan terukur.

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt Universal Spektek Barang (Semua Jenis Barang)

“Buatkan spesifikasi teknis untuk pengadaan (nama barang). Sertakan empat komponen minimal dalam spektek: Spesifikasi mutu/kualitas (standar teknis, performa, material, fungsi). Spesifikasi jumlah (berapa banyak dan satuannya). Spesifikasi waktu (jadwal pengiriman/pelaksanaan dan lokasi). Spesifikasi layanan (garansi, purna jual, pelatihan, dukungan teknis). Spektek harus objektif dan terukur."

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Prompt untuk Jasa Lainnya Penyusunan Dokumen Profil Dinas

“Buatkan spesifikasi teknis untuk Jasa Penyusunan Dokumen Profil Dinas (nama dinas). Sertakan empat komponen minimal spektek: Mutu/Kualitas: ruang lingkup pekerjaan, standar isi dokumen profil, metodologi pengumpulan data, struktur laporan, format output digital/cetak, serta kompetensi minimal tenaga penyusun. Jumlah: kebutuhan 1 paket pekerjaan. Waktu: durasi pekerjaan maksimal (sekian) hari kalender sejak kontrak ditandatangani, termasuk jadwal kick-off meeting, pengumpulan data, penyusunan draft, revisi, dan finalisasi. Layanan: kewajiban penyedia (presentasi, revisi maksimal (sekian) kali, penyerahan softcopy & hardcopy, garansi perbaikan redaksional). Spektek harus objektif dan terukur.

catatan tulisan merah di dalam kurung: ubah sesuai kebutuhan masing-masing

Di dalam Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021 jo. Perpres 46/2025 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pejabat Pengadaan memiliki peran masing-masing yang saling berkelindan. PPK, yang ditunjuk oleh PA/KPA, memegang wewenang dan bertanggung jawab dalam perencanaan pengadaan, termasuk menetapkan metode pengadaan. Sementara itu, dalam beberapa skenario, Pejabat Pengadaan adalah "eksekutor teknis" yang melaksanakan metode pengadaan yang telah ditetapkan oleh PPK, yakni pada Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan e-Purchasing dengan nilai tertentu. Peran dan batas kewenangan ini diatur tegas dalam perpres tersebut.

Namun, dalam praktik hari-hari kerap kita jumpai dinamika serupa begini: PPK ingin cepat selesai tapi Pejabat Pengadaan masih hati-hati karena khawatir ada aturan yang terlewat atau Pejabat Pengadaan meminta revisi dokumen tapi PPK, atas pertimbangannya, menyatakan bahwa itu sudah benar dan tidak perlu perbaikan. Terkadang, juga ada situasi-situasi lain di luar urusan keteknisan.

Situasi seperti ini memang tak terhindarkan. Tapi sebetulnya, di sinilah pola komunikasi dan integritas diuji. Jika PPK dan Pejabat Pengadaan bisa duduk bersama, membuka pasal demi pasal dalam perpres, dan aturan turunan lainnya seperti peraturan LKPP, membahas risiko bersama, maka pengadaan bisa berjalan lancar tanpa harus mengorbankan kepatuhan hukum. Saya rasa, masalah muncul bukan karena perbedaan pandangan, tapi karena kurangnya ruang untuk saling mendengar.

Di awal saya singgung menyoal penetapan metode pengadaan. Ada satu hal yang menggelitik saya, utamanya di waktu belakangan ini. Bagaimana jika PPK menetapkan metode yang tidak sesuai aturan, misalnya memilih Pengadaan Langsung padahal ada kewajiban e-Purchasing menurut perpres terbaru? Sebagai Pejabat Pengadaan, apa yang harus kita lakukan?

Menurut hemat saya, dalam situasi itu, Pejabat Pengadaan tidak diharuskan melanjutkan proses itu. Kita wajib memberi masukan, atau bahkan menolak secara tertulis bila instruksi tersebut nyata-nyata melanggar aturan yang ada. Tapi cara menyampaikannya juga penting. Bukan dengan nada konfrontatif, melainkan dengan pendekatan profesional. Karena saya yakin, pada dasarnya, semua pihak ingin taat hukum, hanya terkkadang persepsinya berbeda.

Kolaborasi Adalah Bentuk Integritas

Integritas dalam pengadaan bukan hanya soal menolak suap, menolak gratifikasi, menghindari konflik kepentingan, atau menjaga dokumen rahasia. Integritas juga berarti mau bekerja sama secara terbuka, menghargai peran orang lain, dan tidak saling melempar tanggung jawab.

PPK seyogyanya percaya pada profesionalisme Pejabat Pengadaan, sementara Pejabat Pengadaan juga perlu memahami tekanan dan tanggung jawab besar yang diemban PPK. Meski secara struktural dan pengalaman, biasanya, Pejabat Pengadaan tidak lebih "kuat" dibandingkan PPK. Khususnya di pemerintahan daerah. Namun, saya percaya bahwa keduanya perlu saling melindungi, bukan dengan menutupi kesalahan, tapi dengan saling mengingatkan sebelum kesalahan itu terjadi.

Sebagai contoh, saya pernah mendengar satu kasus di mana proses pemilihan penyedia sempat tertunda karena PPK dan Pejabat Pengadaan berbeda pandangan soal metode pengadaan. Nilai paketnya memang di bawah Rp200 juta, tapi barang yang dibutuhkan sudah masuk di dalam e-Catalog. PPK merasa bahwa pengadaan langsung lebih cepat karena "penyedia lokal" sudah siap, sementara Pejabat Pengadaan berpendapat bahwa Perpres 46 Tahun 2025 sudah mewajibkan e-Purchasing untuk kategori tersebut. Alhasil, proses berhenti beberapa hari. Namun, setelah keduanya duduk bersama, mencermati pasal 50 Perpres 46/2025 dan berdiskusi dengan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ), disepakati kemudian bahwa pengadaan tersebut harus dilaksanakan melalui metode e-Purchasing. 

Dari kejadian itu saya belajar satu hal: kolaborasi bukan berarti selalu sepakat, tapi kemauan untuk mencari kesepakatan yang benar.